02.03.2021

Das 1x1 für Meetings auf Abstand

Unsere Erfahrungswerte aus einem Jahr Remote Work

Die Corona Pandemie dauert nun schon über ein Jahr an. Für uns und viele andere Unternehmen bedeutet das auch fast ein Jahr Arbeiten im Home Office. Wobei jeder einzelne von uns sich mehr oder weniger gut mit der Fernbeziehung zu KollegInnen, KundInnen und PartnerInnen arrangiert hat.Was vorher eher vereinzelt der Fall war, wurde von jetzt auf gleich zum neuen Alltag - Digitale Zusammenarbeit und Online Meetings. In diesem 1x1 möchten wir Ihnen Tipps für organisationsübergreifende Team-Meetings geben, die auf unseren Erfahrungen beruhen.

#1 Digitale Meetings planen

Der Arbeitsablauf beim remote arbeiten ist ein völlig anderer - und auch digitale Meetings stellen OrganisatorInnen vor einige Herausforderungen. Zunächst einmal gilt wie im vor-Ort-Meeting auch für die digitale Variante die Prämisse: Agenda und Ziel des Termins sollten eindeutig definiert sein. Damit vermeiden Sie allgemeinen Unmut und nehmen die TeilnehmerInnen von Anfang an inhaltlich mit. Dabei macht es sich gut, wenn Sie diese Informationen direkt in Ihre Termineinladung aufnehmen - gemeinsam mit dem Link zum Meeting-Tool, das Sie verwenden möchten. Besonders beachten sollten Sie außerdem den Zeitrahmen, den Sie für digitale Meetings anvisieren. Besonders virtuell vor dem Bildschirm fällt es schwer, in stundenlangen Besprechungen konzentriert bei der Sache zu bleiben. Bei längeren Meetings hat sich bei uns eine 10-Minuten-Pause nach spätestens 1,5 bis 2 Stunden als notwendig herausgestellt. Vor Start des virtuellen Termins sollten Sie sich vergewissern, dass die Verbindung zum Meeting-Tool steht, der Link korrekt ist und alle TeilnehmerInnen Zugriff auf die für das Meeting notwendigen Informationen haben.

#2 Das richtige Meeting Tool

Slack, Zoom, Skype, Google Hangout, Microsoft Teams ... die Liste der möglichen Anbieter ist lang und jeder hat seine eigenen Präferenzen. Tools für die digitale Zusammenarbeit, allen voran Kollaborationstools, haben seit Beginn der Pandemie einen regelrechten Boom erlebt. Ob ein Kollaborationstool für Ihr Meeting notwendig ist und wenn ja welches, hängt von der Art und den Zielen Ihres Termins ab. Ein knappes Statusmeeting ist sicher in einer Telko möglich, für gemeinsames Arbeiten an einem Thema empfehlen wir ein solches Kollaborationstool.

Eine gute Übersicht für einen Vergleich solcher Dienste finden Sie bei Digital Affin oder auch in der hilfreichen Home-Office-Linkliste unserer Schwestermarke SpringWORK. Wir selbst haben Google Jamboard, MS Office Cloud und Miro getestet. Klarer Testsieger und dadurch bereits fest in unseren Arbeitsalltag bei Kundenterminen sowie bei internen Meetings integriert, ist Miro.

 

Miro-Template aus einem unserer Workshops (Quelle: intern).

Außerdem haben sich noch andere Dienste für verschiedene Meeting-Typen bewährt. Für die digitale Zusammenarbeit können wir daher folgende Tools in verschiedenen Kombinationen empfehlen:

  • Google Meet oder ein anderes Video-Conferencing-Tool für geplante, längere Meetings
  • Slack-Anrufe für spontane Absprachen
  • Miro oder andere Whiteboard- / Kollaborationstools zum parallelen, gemeinsamen Arbeiten wie in digitalen Workshops
  • Google Drive oder eine alternative Cloud-Office-Lösung für dokumentenbasiertes asynchrones Arbeiten

 

Wir nutzen Slack, um auch digital den "kurzen Weg" zum lieben Teamkollegen einzuschlagen. (Quelle: Slack)

#3 Spielregeln für digitale Meetings

Der Termin steht, das passende Tool ist ausgewählt und startklar. Jetzt geht es um das Miteinander in digitalen Meetings. Um den Termin zum Erfolg zu führen, ist vor allem die gegenseitige Rücksichtnahme entscheidend. Daneben haben wir festgestellt, dass digitale Meetings besser laufen, wenn wir folgendes beachten:

 

  • Ablenkungen reduzieren: Öffnen Sie separate Fenster für Ihr Meeting, damit Sie nicht in Versuchung kommen, andere Tabs während dieser Zeit aufzurufen. Darüber hinaus macht es Sinn, Messenger- und Mail-Benachrichtigungen zu pausieren. Wenn Sie besonders vorbildlich sein möchten, schalten Sie sogar noch Ihr Handy in den Flugmodus.
  • Timeboxing einsetzen: Wie in Face-to-Face-Meetings gilt es auch in Online Meetings durch gute Moderation den Termin zu lenken. Um das Ziel des Termins in der vorgegebenen Zeit zu erreichen, empfehlen wir feste Zeitkontingente für Redeanteile und Aufgaben festzulegen.
  • Vorbereitung ist alles: Insbesondere Workshops funktionieren nur, wenn alle Teilnehmer entsprechend vorbereitet sind. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer von den notwendigen Aufgaben rechtzeitig erfahren und Sie auch selbst optimal organisiert sind.
  • It´s your turn: Auch der digitale Raum ist ein Raum voller Menschen. Manchen Meeting-TeilnehmerInnen fällt es schwer, vor Publikum das Wort zu ergreifen. Darum ist es umso wichtiger, gut zu moderieren. Am besten funktioniert es, wenn der/die ModeratorIn vorher eine Reihenfolge der Wortbeiträge festlegt oder Personen, deren Beitrag er/sie hören möchte, direkt anspricht. So vermeiden Sie unangenehme Pausen und verschwenden keine wertvolle Meeting-Zeit.
  • Schweigen ist Gold: Dies gilt insbesondere bei digitalen Meetings, bei denen jeder in seiner individuellen Umgebung meistens nicht ohne störende Hintergrundgeräusche auskommt. Um den Termin nicht durch die Kaffeemaschine, das lachende Kind im Nebenraum oder die Wohnungsklingel zu unterbrechen, gilt die einfache Regel: Wer gerade nicht spricht, schaltet einfach sein Mikrophon stumm. Eine noch bessere Gesprächsqualität lässt sich durch den Einsatz eines Headsets erreichen.
  • Die gleiche Sprache: Bei einem internationalem Team (und sei nur eine Person anderssprachig) sollten Sie sich im Vorfeld des Meetings auf eine Sprache einigen. Sinn macht es auch, zu Beginn des Meetings die Anrede zu klären, schließlich schafft es eine angenehmere Atmosphäre, wenn alle sich beim Siezen und Duzen sicher sein können.

#4 Erste Hilfe bei technischen Problemen

 

Wer kennt es nicht: Man redet und redet, doch die Verbindung ist schon seit einiger Zeit abgebrochen. Technische Probleme sind gang und gäbe bei Online Konferenzen und gehören auch irgendwie dazu. Die meistgehörten Sätze im Home Office sind vermutlich Sätze wie "Könnt ihr mich hören?" oder "Könnt ihr meinen Bildschirm sehen?".

Um Unsicherheiten und Fehlern grundsätzlich aus dem Weg zu gehen, lohnt es sich, neue Tools im Vorfeld zu testen. Zum Beispiel bieten fast alle Tools die Möglichkeit, das Headset oder Mikrofon zu testen, bevor man am Meeting teilnimmt. Schon hierbei kann man feststellen, ob die Geräte richtig verbunden sind und eventuell falsche Einstellungen zurücksetzen. Auch lohnt es sich, einen Blick auf die Lautstärkeregelung zu werfen.

Technische Fehler wie der Abbruch der Internetverbindung können allerdings trotz aller Vorbereitungen nur schwer vermieden werden und tauchen oftmals in den ungünstigsten Momenten auf. Viele Online Conferencing Tools bieten für solche Fälle auch die Möglichkeit, sich per Telefon zum Meeting zu zuschalten. Nutzen Sie dies, um dem Meeting zumindest auditiv folgen zu können.

Unsere Empfehlung bei technischen Problemen oder unerwünschten Störungen lautet in erster Linie: Cool bleiben. Schließlich kann es jeden treffen. Verständnis und Rücksichtnahme auf die besondere Situation eines jeden schaffen entspannte digitale Meetings und hellen den (gem)einsamen Arbeitsalltag im Home Office auf.

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