16.03.2021

Die vier Phasen zum Aufbau von digitalen Meetings

So sind Sie für die digitale Umsetzung gewappnet

Die vier Phasen zum Aufbau von digitalen Meetings

Digitale Termine werden zunehmend relevanter, um einerseits die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu fördern und andererseits die gemeinsamen Besprechungen mit Ihren Kunden sowie Stakeholdern sicherzustellen. Im ersten Teil unserer Blog-Reihe haben wir Ihnen einen Einblick in unsere Erfahrungen aus einem Jahr digitaler Meetings geteilt. Heute möchten wir Ihnen Hilfestellungen für den Ablauf und die Durchführung verschiedener Meeting-Formate geben.

Vorbereitung ist das A und O

Digitale Termine gut zu strukturieren und vorzubereiten, ist entscheidend. Sind Sie der Initiator und Moderator des Meetings, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Termin eine Agenda, ein Ziel und eine gute Methodik enthält. Ein optimales Setting in Form einer stabilen Internet-Verbindung sowie gute Ton- und Kamera-Verbindung sind ebenfalls wichtig. Machen Sie sich mit dem digitalen Tool Ihrer Wahl vorab vertraut, sodass Sie Sicherheit und Souveränität bei der Durchführung ausstrahlen. Ist das Tool für Ihre Teilnehmer neu, erstellen Sie eine kurze Übung und Einführung in die Software, die Sie vorab teilen. So verlieren Sie während des Termins keine Zeit und können direkt starten. Achten Sie bei der Termingestaltung darauf, ein Gleichgewicht zwischen Vortrag und Interaktivität zu ermöglichen.

Zu Beginn des Termins: Den Raum öffnen

Planen Sie zu Beginn ein wenig Zeit ein, um das Thema einzuleiten, die Erwartungen der Teilnehmer zu ermitteln und die Spielregeln des Termins festzulegen. Es ist ratsam, vorab zu entscheiden, ob zum Beispiel die Kameras der Teilnehmenden eingeschaltet sein sollten. Wir empfehlen, störende Einflüsse wie E-Mail Benachrichtigungen oder Telefonanrufe für die Zeit des Meetings auszuschalten. Es gibt verschiedene Methoden, die als Opener für Termine dienen, zum Beispiel das Hashtagging. Nutzen Sie diese, um zu erfahren, ob alle Teilnehmer gedanklich bei der Sache sind und um ein Gespür für die Stimmung zu erhalten. Auch kleine Lockerungsübungen bieten sich für das Intro an.

Die Durchführung von digitalen Meetings: Den Raum füllen

Je nach Zielstellung gibt es verschiedene Termin-Formate, die Sie in digitaler Form umsetzen können. Die zwei bekanntesten stellen wir Ihnen heute vor.

Statusmeetings

Für Statusmeetings, in denen beispielsweise der Projektfortschritt und das weitere Vorgehen geklärt werden, eignen sich Kanban-Boards. Wir bevorzugen Trello als Tool. Alle Teilnehmer sollten vor Beginn die Dokumentation ihrer Aufgaben abgeschlossen haben und aussagekräftig über den Status sein. Eine Person übernimmt die Moderation und teilt ihren Bildschirm.

Methodisch eignet sich ein Vorgehen nach dem sogenannten PPP-Prinzip: Progress, Plans, Problems. Ein zusätzliches Protokoll ist nur notwendig, wenn Besprochenes nicht während des Termins in den Tickets bzw. Karten dokumentiert wird. Statusmeetings sollten maximal 60 Minuten dauern und mit höchstens 15 Personen stattfinden.

Kreativmeetings und Workshops

Während viele im Durchführen eines Online-Statusmeetings bereits geübt sind, ist die digitale Umsetzung eines Workshops oder Kreativmeetings mit diversen Methoden für viele B2B Unternehmen Neuland.

Egal ob digital oder vor Ort: Die thematische sowie methodische Vorbereitung ist hierbei entscheidend. Die Herausforderung bei einem Online-Workshop ist, den kreativen Austausch zu fördern, sodass weder der Eindruck eines Frontalvortrags noch ein wildes Durcheinander entsteht.

Dazu eignen sich Kollaborationstools, die das gemeinsame, virtuelle Arbeiten in Echtzeit für mehrere Personen ermöglichen. Sie bieten viele Templates und Plugins, die Ihnen das methodische und strukturierte Vorgehen erleichtern. Im Laufe des letzten Jahres haben wir Miro lieben gelernt. Das Tool bietet unzählige Templates für verschiedene Anwendungsfälle, zum Beispiel zum Brainstorming, über die klassische Mindmap oder S.C.A.M.P.E.R.-Methode, oder auch zum agilen Arbeiten, über das Kanban-Board bis hin zur Retrospektive.

Miro-Template zur Retrospektive (Quelle: intern)

Bei hoher Teilnehmerzahl eignet sich eine Gruppenarbeit, die über mehrere virtuelle Räume auch online umgesetzt werden kann. Je Gruppe sollten Sie jedoch einen Moderator einplanen. Planen Sie anschließend genügend Zeit ein, sodass die Ergebnisse gegenseitig vorgestellt werden können.

Das Gespür des Moderators ist bei der Termin-Durchführung besonders relevant. Achten Sie darauf, den Teilnehmenden Raum für sinnvolle Diskussionen zu geben. Bemerken Sie, dass Ihnen die Situation entgleitet, fassen Sie das aktuelle Geschehen kurz für alle zusammen, betonen Sie die Wichtigkeit des Themas und schlagen Sie eine Alternative vor, um diese Diskussion zu einem anderen Zeitpunkt fortzuführen. Bevor Sie mit dem eigentlichen Inhalt weitermachen, beziehen Sie den Teilnehmerkreis mit ein und fragen, ob die Fortführung für alle in Ordnung ist oder eine Pause benötigt wird. So fühlen sich Ihre Mitarbeiter verstanden und ernst genommen. À propos Pausen: Ab 60 Minuten sollten Sie eine kurze Pause in digitalen Meetings einplanen.

Zum Abschluss nicht vergessen: Den Raum schließen

Am Ende bietet es sich an, den Bogen zum Intro zu spannen, indem Sie fragen, ob die Erwartungen an den Termin erfüllt wurden. Offen gebliebene Fragen können in einem nächsten Termin besprochen, weitere ToDos verteilt und Learnings aus dem Termin festgehalten werden. Des Weiteren können Sie Methoden wie die Happiness Door einsetzen, um sich gemeinsam über den Erfolg zu freuen

mellowmessage Newsletter

Erhalten Sie jeden Monat aktuelle Informationen zum Thema Digital Marketing im B2B.

Newsletteranmeldung